Desde la aparición de ROTAZIPA, este Boletín, recibí varias solicitudes de personas deseosas de elaborar un sencillo Boletín Electrónico sin tener un conocimiento sobre ello y queriendo saber el grado de dificultad para desarrollarlo.

Pues bien, a mayor conocimiento técnico, menor dificultad para elaborarlo; a mayor disponibilidad de recursos tecnológicos, menor tiempo para producirlo. En resumen, no resulta tan difícil si se tiene el tiempo y la paciencia para aprender a hacerlo con los recursos básicos disponibles prácticamente de cualquier computador con conexión a Internet.

Parto de la base de que quienes quieren aprender leyendo esta sección, no cuentan con conocimientos tecnológicos sobre la materia, ni recursos técnicos sofisticados. Solo son conscientes de la importancia de desarrollar su propio boletín electrónico y la necesidad y el firme propósito de aprender a hacerlo. Su deseo es más fuerte que los obstáculos que seguramente tendrán que sortear.

Qué es lo primero?

El primer paso es precisar Qué se quiere?, Para qué?, A quién va dirigido?. De aquí se desprende su temática y en consecuencia se debe preparar su apariencia y formato. Seguidamente, debe definirse su nombre, contenidos, estructura e interactividad para terminar con su forma de distribución.

Partamos del hecho que se trata de un Boletín Informativo, como ROTAZIPA, y no tiene carácter comercial pues, en este caso el tratamiento es diferente. Supongamos también que vamos a empezar por enviarlo a personas conocidas cuyos correos electrónicos ya se tienen en nuestra base de datos de correo y que no se trata de una competencia por conquistar y arrebatar lectores pero si de que queremos presentar buena información agradable al lector.

LLegamos entonces al punto en el cual algo muy importante es el contenido, quizá más importante que el desarrollo tecnológico del mismo. Un buen contenido atrae lectores y si encuentran lo que quieren en el boletín, soportarán las deficiencias de diseño y hasta de navegación, simplemente porque el contenido es muy bueno. Pero es aquí donde tampoco podemos abusar de nuestro lector y si al contenido le agregamos buena presentación, el boletín podrá tener siempre lectores cautivos que esperarán ansiosos su aparición.

Abarcar toda esta temática es algo muy extenso y si por ahora nos apartamos de la responsabilidad del contenido, que puede tenerla otro compañero, vamos a empezar a producir información sencilla para enviar por e-mail, que poco a poco iremos mejorando. Eso si, debemos procurar desde el principio entregar una calidad impecable en la presentación de la publicación.

Qué Formato utilizar?

Si bien hasta no hace mucho el formato preferido era el de texto plano (solo texto), que todos pueden leer, últimamente se ve una inmensa transición al formato HTML, que permite aprovechar sus características para la inclusión de gráficos, fotos, uso de colores, fuentes, tablas, interactividad, etc. Otro formato que también está abriéndose campo es el PDF, ideal si se desea que los suscriptores lo impriman y lo vean con la misma calidad y maquetación que como se creó.

Un error que debe evitarse, es desarrollar el boletín en una aplicación (por ejemplo MS-Word) y enviarlo como archivo adjunto (attachment). Un alto porcentaje de lectores no lo abrirá por no disponer de la aplicación (MS-Word) o no tener instalada su versión apropiada o por temor a la contaminación con algún virus o no disponer del tiempo requerido por la aplicación para cargarse y abrir el archivo. Sin embargo, si ya lo está haciendo así, amigo lector, FELICITACIONES!!, continúelo, no desista mientras aquí intentamos ayudarle a mejorarlo corrigiendo esta falencia. Ya ha hecho lo más difícil que es dar el primer paso!, ha recorrido un buen camino, tiene idea de lo que es, de lo que requiere y a lo que se enfrenta y le será más fácil ajustarlo que crearlo!.

En las próximas entregas de esta sección, nos dedicaremos a preparar un boletín-e con contenido gráfico en formato HTML sin requerir mayores conocimientos de este lenguaje de programación en internet.

A estas alturas, ya puede verse que publicar un Boletín Electrónico tiene una gran cantidad de variables a considerar, se requiere de una planeación, es indispensable que le dedique tiempo, dinero y esfuerzo, pero lo más importante, pasión. Esta última es la clave del éxito!.

Cómo bautizar el Boletín-e?

Elegir el nombre para el boletín puede ser algo tan sencillo como usar el mismo nombre de la entidad, lo cual le da oportunidad de generar un conocimiento de marca y a relacionar el Boletín con el sitio web de la misma, pero a veces, un nombre muy largo tiende a perder recordación.

Dicen algunos expertos que un buen nombre no debe contener más de ocho (8) caracteres o letras, debe ser de fácil pronunciación y tener relación directa con la entidad a la que pertenece. En nuestro caso particular, ROTAZIPA lo tiene en cuenta: tiene 8 letras, se pronuncia con facilidad, une los nombres de ROTARIO y ZIPAQUIRA, lo cual produce fácil recordación e inmediata asociación con la entidad a la que pertenece.

Lo importante es que el nombre que se dé al Boletín-e es de suma importancia pues, es la marca del producto que desarrollamos y que pretendemos que el lector asocie con la entidad que lo produce. Por eso, debemos detenernos un poquito a recabar en ello antes de publicarlo.